הקלטת שיחות טלפון: מהם הפתרונות שקיימים בשוק?

הקלטת שיחות היא יכולת חשובה ביותר בהקשר לטלפוניה בעסקים. כיצד עושים זאת בפועל? עבור מה זה נחוץ? אילו תכונות כדאי לכם לחפש בשירות כזה? ומה חשוב שתדעו לפני שתבחרו סופית במערכת להקלטת שיחות? כמו כן – מה מציעה Voicenter בנושא זה, שעשוי לסייע לכם במיוחד?

הקלטת שיחות טלפון זה אפשרי

הקלטת שיחות היא יכולת וותיקה ובשלה, שמציעה כיום אפשרויות רבות מאוד. ניתן לבצע זאת מכל סוג מכשיר: מטלפון קווי או סלולארי, ממחשבים אישיים, מחשבים ניידים, טאבלטים וסמארטפונים. אם מדובר במרכזיה מתקדמת מבוססת IP, יש גם טלפונים מיוחדים עבור מערכת כזו. כמובן, תוכלו להקליט גם דרכם. מבחינת אופן ההקלטה, תהנו מהאפשרויות הבאות:

• הקלטה מובנת – מערכות הפעלה, סמארטפונים, תוכנות שונות ואף שירותי תקשורת עשויים לכלול יכולת הקלטה מובנת. לרוב, מדובר ביכולות בסיסיות יחסית והן פעמים רבות מוגבלות מדי מכדי לתת פתרון כולל.
• תוכנות – יש כמובן גם תוכנה להקלטת שיחות שניתן לרכוש ולהתקין בסביבות מחשוב שונות. גם אלה לא בהכרח יספיקו כמענה לצרכי עסק ממוצע.
• חומרה ייעודית להקלטה – מגוון מערכות שנועדו להוסיף יכולת הקלטה למערכות תקשורת קיימות, בפורמט של חומרה מסוגים שונים.
• שירות בענן – אפשרות מתוחכמת ומודרנית יחסית היא שירות הקלטת שיחות בענן, בין אם בפני עצמו או כחלק ממערכת תקשורת יותר רחבה. יש לגישה זו יתרונות רבים, כולל עלות נמוכה במיוחד, נגישות מכל מקום וחיסכון בצורך להתקין חומרה מקומית.

למה נועדו שירותי הקלטת שיחות?

הקלטת שיחות טלפון מספקת מענה יעיל למטרות רבות. עסקים בדרך כלל מנהלים תקשורת ענפה עם גורמים רבים, ועשויות להיות סיבות טובות לרצון להקליט את השיחה, לדוגמה:

• הוכחה – שיחה מוקלטת היא שיחה שאת התוכן שלה תוכלו בעתיד להוכיח. יש כמובן מצבים שבהם הוכחה כזו עשויה להיות חשובה מאוד עבור עסק, ואפילו קריטית.
• תיעוד – גם מעבר להיבט המשפטי של יכולת ההוכחה, יש שיחות שתרצו לתעד. כמו כן, במקצועות מסוימים נדרשים לפי החוק להקליט אינטראקציות מסוימות (לרוב עם לקוחות) לשם התיעוד.
• התייעלות – הקלטה מאפשרת להאזין שוב ושוב לשיחה, ובכך לנתח את האינטראקציה ולשפר אותה. ייתכן שתעשו זאת כדי להבין טוב יותר לקוחות שמתקשרים אליכם. דוגמה נוספת, היא ייעול הפעילות של אנשי השירות של העסק.
• התמקדות בשיחה – תודות להקלטה, לא תאלצו להתעסק ברישום דברים תוך כדי השיחה עצמה. במקום זאת, תהיו פנויים להתמקד יותר בשיחה עצמה ובמתן השירות.
• מיצוי השקעה – מרכזיה טלפונית היא מערכת רבת אפשרויות. אם היא כוללת גם יכולת הקלטה, חבל שלא לנצל זאת. הדבר יהיה גם בזבוז, מאחר שבמילא שילמתם על כך.

אילו תכונות צריכות להיות בשירות?

כדאי לחשוב היטב מה דרוש לכם במסגרת פתרון הקלטה. אלו התכונות שתרצו לקחת בחשבון:

• שימוש וניהול נוח – ככל שיהיה קל ופשוט יותר להשתמש בהקלטה, כך תעשו בה שימוש רב יותר.
• חיפוש – לעתים, יש צורך לאתר במהירות הקלטה ישנה. מנגנון הקלטות איכותי יסייע גם בכך.
• גיבוי – מטבע הדברים, מקליטים בעיקר שיחות חשובות. לכן, חשוב במיוחד לגבות את הקבצים שמופקים בהקלטה.
• אבטחה – לאור רגישות ההקלטות, ברור שגם האבטחה צריכה להיות בעדיפות גבוהה. למשל, קביעת הרשאות גישה למערכת ולקבצים שונים.
• תאימות טכנית – אפשרות זו תאפשר לכם לספק פתרון טוב ומשתלם לכל האתגרים הטכנולוגיים והדרישות המיוחדות, ככל שיש, ספציפית בעסק שלכם. למשל, התחברות למערכת מחשוב מסוימת.

מה חשוב לדעת לפני שבוחרים מערכת הקלטת שיחות?

כדאי להתחיל הליך של בחירת מערכת הקלטת שיחות בהגדרת דרישות. עם זאת, לפני כן חשוב להתעמק בתחום זה, שהוא למעשה די מורכב מבחינה טכנית. במידת הצורך, כדאי להתייעץ עם מומחה בתחום או עם אנשי המקצוע של הספק ממנו אתם מעוניינים לקבל את השירות. המטרה היא להגיע לבסוף להחלטה על פתרון הקלטה (וטלפוניה בכלל), שהוא המתאים והמשתלם לכם ביותר. כמובן, תצטרכו להתעמק גם בפרטי ההצעות של הספקים השונים ולגבי הספקים עצמם.

מי שלא מכירים את הנושא, עשויים לחשוב שהקלטת שיחות אולי לא חוקית. חשוב לציין שמותר להקליט שיחות, אם אתם צד לשיחה. במקרה כזה, גם אין חובה ליידע את הצד השני לשיחה שהיא מוקלטת.

למה כדאי לכם לבחור בוויסנטר?

Voicenter מציעה פתרונות איכותיים בכל הנוגע לנושא הטלפוניה לעסקים. החברה מציעה שירותי נתב שיחות עסקי, שירותי מוקד טלפוני וגם פתרונות סלולר לעסקים בהקשר זה (להפוך שלוחות סלולריות בקלות לחלק מהמרכזייה ומהמוקד שלכם). במסגרת פתרונות אלה, תוכלו להקליט בצורה מתקדמת, כולל היכולות שציינו עד כאן. מה עוד חשוב שתדעו? Voicenter מפעילה ענן טלפוניה שמאפשר פעולה רציפה. זאת, תודות להתבססות על 5 חוות שרתים שממוקמות בישראל, אירופה, ארה"ב, הונג-קונג ואוסטרליה. כמו כן, המידע שלכם יישמר בכמה עותקים נפרדים, באופן אשר מקדם שרידות מיטבית. החברה גם מציעה ציוד תומך מסוגים שונים, כגון טלפונים, אוזניות ונתבים.

סיכום

הקלטת שיחות עבור עסקים היא יכולת שימושית מאוד. פתרונות לכך זמינים עבורכם בצורה קלה, נוחה ומשתלמת מאוד. אתם מוזמנים לפנות ל-VOICENTER, לקבל הצעה משתלמת שתתאם את הצרכים שלכם ולהתחיל לעבוד ביעילות ובקלות בעסק שלכם.